办公自动化系统（即Office Automation，OA）是利用电脑和网络技术对企业工作进行自动化或辅助性处理、加强信息沟通，以提高工作效率和管理水平的信息系统。使用OA系统的好处：

规范流程。采用OA系统后，之前可以随意而为的工作流程将得到有效规范，因为电脑系统是没有人情可讲的。各项工作将有章可循，其过程也将有据可查。

提高效率。OA系统使日常繁重的重复性工作得以部分或全部自动化，可以有效提高工作效率；而且，OA系统将企业内的各种信息资料集中管理，并通过网络共享，大大提高资料查找的效率；OA系统还能通过电子邮件、短信等手段将待办任务及时通知到相关责任人，确保流程畅通无阻。例如：通过OA的销量报告流程来用规范的格式填报销售数据，并自动向领导发送统计报表；通过OA的物品管理流程来自动检查物品出库之前是否完成了领用申请的审批；通过OA的请假审批流程来自动核对是否有可用的年假，并在销假时自动扣除年假天数、更新考勤记录...

强化管理。不少企业存在执行力方面的问题，完美的战略往往得不到有效的执行，其中主要原因之一就是：对分派下去的任务缺乏及时跟踪，无法做到过程监控，事后也难以定责。OA系统让领导能够及时掌握每位员工的工作进度，一旦发现问题，也很容易在系统中追查到相关责任人，详细了解他们的工作内容。同时，及时而详尽的数据报表也能为企业管理者的分析决策提供真实而准确的依据。

绿色办公。采用OA系统后，之前很多通过纸张完成的信息传递、领导签批工作现在都可以在电脑系统中完成，这无疑将大大减少纸张使用量，既节约资源，也节省费用。

传统OA大多是安装在企业内部的电脑上，只能在办公室内联网使用，回到家里或在外面出差就无法访问了。在市场环境快速变化、客户对服务响应要求越来越高的当今社会，不能随时随地在线使用的OA毫无疑问是过时了，没有太高的实用价值。企业需要把OA系统放到互联网上，在任何地方、用任何设备，联上网就能查找内部资料，就能处理公司业务，这样才能让工作过程变得顺畅快捷、无可阻挡。

你可能要问：把安装有OA系统的企业内部电脑联到互联网上不就行了？不少传统OA产品也的确是这么解决“移动化”问题的。但这样的话，就需要企业自己来购买网络带宽、配备服务器。增加了成本倒在其次，更重要的是，这些只适合在内部安装的OA系统往往缺乏应对互联网入侵的能力，企业本身的人员也缺乏相关经验，把办公系统简单地“挂”上互联网，安全性实在是很难得到保障。

选择传统的OA厂商，采用“一次付清”的支付模式，并将系统安装到企业内部，还存在严重的维护服务问题。由于与互联网隔离，无法进行远程服务，安装、实施，以及任何问题的排查、系统缺陷升级，都要联系厂商上门服务。这样的系统维护起来，对厂商、对企业代价都很大，势必会造成厂商疏于维护。相比于传统OA软件，在线OA是由厂商直接部署在互联网上的，可以在任何地点、任何时间，无须安装任何软件就能开始使用。企业用户在使用过程中遇到任何问题，厂商也可以远程提供服务，确保问题能够及时得到解决。

在线OA在帮助企业省掉各种网络设备、省掉系统运维的人员投入的同时，由于数据存放在厂商那里，也很容易让大家产生安全方面的顾虑。但仔细分析起来，这种顾虑其实是不难打消的。首先，致力于在线服务并有一定知名度的厂商为了维护自己的这种业务模式或者说生存模式，一定视信誉如生命。他们都有严密的安全措施和苛刻的安全条例，确保客户信息不被盗取泄露。其次，在线厂商在网络安全、数据安全方面往往是很专业的，他们将通过机房设施、服务器集群、数据加密、防病毒防入侵、自动备份等等手段来有效防止黑客入侵、确保系统无间断随时可用。

为什么OA系统用不起来？ 不少中小企业希望引入信息化系统来加强管理、提升效率，但在上了办公系统之后，并没有真正用起来，成了摆设甚至累赘。通常可以归结为以下原因：1、缺乏规划。中小企业机构精简，往往缺乏专业IT人员，对电脑能做什么、不能做什么估计不足，容易造成信息系统的目标不明确、分析不到位、规划不合理，也缺乏足够重视，将一次重要的信息化改造项目简单地等同于一次软件产品采购。2、迷信现成的OA软件。正因为缺乏规划和重视，中小企业容易被OA厂商的宣传所迷惑，以为买一个，甚至免费下载一个现成的OA软件就行了，花钱又少、又省事。殊不知这些软件是谁都能使，但谁用着也都不顺手，跟自己企业的现状和需求不完全合拍。勉强设置设置就强行往下推，往往效果不理想，搞得怨声载道，对OA系统彻底丧失信心。3、投入不足。不少企业希望根据自己的需要来定制开发办公系统，但又没法在资源、资金上做足够的投入，就去找一些小软件公司甚至个人团队来做开发。这些团队多为技术导向，缺乏IT咨询能力，企业客户说什么就做什么，难以形成合理高效的信息化解决方案。这些团队还存在着随时“消失”的风险，无法提供持续而有效的后续维护服务。一旦系统出现问题，或者因为业务变化需要调整，没有维护服务，就有可能彻底无法使用。

为什么现成的OA产品往往不适合中小企业？OA理念脱胎于大型机构的行政工作流程，如公文的起草、签批、下发，因此以行政审批为核心功能。但对于企业而言，审批完成往往只是一个业务流程的开始，比如物品领用申请经审批后要出库、请假申请经审批后要记考勤、销量上报后要出汇总报表，因此还需要相应的进销存、人力资源、销售、决策分析等系统来完成其余的工作。中小企业往往不具备整合这么多信息化系统的能力，也完全没有必要购置这么多系统，而每个系统只用很少一部分功能。更重要的是，以敏捷见长的中小企业往往有自己独特的管理模式和工作方法，追求简洁、快速、实用，不可能也不应该去适应一大堆现成的软件产品，而是要打造适应自己的、独特的办公系统。

OA产品不都是可以定制的吗？几乎所有的现成OA产品都声称自己是可“定制”的，但这种定制都是设置性定制，而不是定制开发。设置性定制就是在固有模板的基础上做一些调整配置，就像办公转椅可以调节高度而不必为不同身高的人定做一样。但由于OA领域的多样化和个性化，固有模板很容易被突破，因此这样的定制往往是无法满足需要的。设置性定制满足不了需要，但定制开发又被视为畏途。由于人力投入大、开发周期长，厂商往往只愿意承接几十万甚至上千万元的大中型项目。对于多数中小企业而言，定制开发服务无疑是个“奢侈品”，直到“快OA”出现...

尽管快OA也有普通OA产品的功能，也支持不用开发的设置性的定制，但我们坚信：独特的你需要独特的OA，不应该要求你放弃自己赖以快速响应市场、卓立于对手之林的独特管理模式和业务流程，来屈就一款千篇一律、平庸僵化的软件。为你的企业量身定制OA系统，这是我们乐意做，也有能力去做的事情。对于大多数软件厂商而言，面向中小企业的定制开发是一项艰辛、低利润的服务，而能做这项工作，是因为我们有其他厂商难以望其项背的云快速开发平台 - 创造者，和云商业智能系统 - 报表，我们有在平台上发展起来的工作流引擎、消息引擎等OA基础框架，我们有一套经过实践检验的严谨而注重实效的服务机制，这些使得我们能够提供高效的定制开发服务。

创造者（点击此处了解该产品）是一个完全在线工作的快速开发平台，在全球范围内有数十万开发者利用它来创造各式各样的在线软件系统。在OA领域，一旦系统需求确定，使用创造者能提升80%的开发效率，以及90%的系统维护效率。创造者还提供了丰富的数据导入导出手段，以及开放的程序接口，可以与其它信息系统集成，提升整体工作效率。

报表（点击此处了解该产品）则是一个在线的数据分析和报表制作的平台，与创造者完美集成。报表提供了丰富的可视化图表样式，以及多维度的汇总、过滤、钻取等互动数据分析功能。报表将用于快速定制和自动生成面向管理人员的数据汇总图表。

快OA服务团队还有一套严谨高效的服务机制，保证系统的开发和允许能够取得成功。这个服务机制的主要理念是：1、专业咨询。通过详尽需求调研和专业咨询服务，帮助客户界定范围、明确重点、梳理和优化流程、识别和规避信息化风险。2、有效沟通。利用创造者快速搭建原型，让用户及早体验到目标系统，以便反馈具体而细致的修改意见，并通过严谨的系统规格说明书来详细描述需求内容，避免充满歧义的含混沟通。3、强化用户参与。一个成功的系统能为企业创造价值，相反，一个失败的系统则会成为令人痛苦不堪的累赘。为了共同的成功，我们将要求企业更加积极地加入到系统建设过程中来，严肃地承担起相应的责任。

这一切正是快OA坚实而强大的保障，使定制开发服务投入更低、工期更短、成功率更高。